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Le Régime collectif d’assurance responsabilité professionnelle des CPA Inc. (« RCARP des CPA ») s'engage à assurer la protection de vos1 renseignements personnels et à les traiter de manière équitable et avec respect. Conformément à la législation sur la protection des renseignements personnels, nous2 avons adopté la présente politique sur la protection des renseignements confidentiels afin de vous expliquer comment nous traitons les renseignements personnels que nous recueillons aux fins de l'administration de notre régime d'assurance responsabilité civile professionnelle (le « régime »).
Que veut dire « renseignements personnels »?
On entend par « renseignements personnels » les renseignements qui servent à identifier une personne; en général, ces renseignements ne comprennent pas le nom, le titre, l'adresse et le numéro de téléphone d'un employé à son lieu de travail. Par exemple, sans préjudice de la portée générale de leur signification, les renseignements personnels comprennent votre nom, vos coordonnées, vos qualifications et votre date d'inscription ou d'admission, vos antécédents en matière d'assurance et les informations relatives à des réclamations passées, actuelles ou potentielles, et vos renseignements financiers.
Pourquoi le RCARP des CPA doit-il recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels?
Nous utilisons vos renseignements personnels seulement pour répondre à vos besoins en matière d'assurance responsabilité professionnelle et pour administrer le régime. Nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels à des fins qu'une personne raisonnable jugerait appropriées dans les circonstances.
Plus précisément, nous recueillons et utilisons des renseignements personnels aux fins suivantes :
- l'évaluation, le suivi et l'observation de vos besoins d'assurance;
- l'évaluation de votre proposition d'assurance, particulièrement quant aux risques d'assurance visés ou souscrits;
- le traitement, de la tarification, de l'acceptation et de l'émission de votre police;
- la modification, le rajustement et l'évaluation de la protection;
- la prestation de services liés aux polices ou de services administratifs, y compris le contrôle et le traitement des sinistres, la tenue d'enquêtes et le règlement des réclamations;
- la prestation de services continus en matière de gestion des risques, y compris la formation des professionnels sur les questions relatives à la gestion des risques;
- l'administration adéquate de notre régime d'assurance, y compris la négociation et l'évaluation des primes d'assurance, ainsi que la compilation de données statistiques utilisées sur une base continue pour établir les primes et fournir des services de gestion des risques;
- la communication avec vous sur une base continue pour vous offrir nos services;
- la conformité aux exigences législatives et réglementaires, ou telles qu'autorisées ou requises par la loi.
Dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels, les fins susmentionnées seront appelées « fins précisées ».
Afin d'arriver aux fins précisées, nous collaborons avec des organismes qui nous aident à fournir de l'assurance, notamment les assureurs participants, réassureurs, courtiers ou agents d'assurance, actuaires, experts en sinistre, avocats, enquêteurs ou autres experts et conseillers (« les intervenants du régime »). De plus, pour en arriver aux fins précisées, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels aux intervenants du régime et ceux-ci peuvent recueillir vos renseignements personnels en notre nom. Par exemple, au cours de l'évaluation des risques, nous communiquons des renseignements personnels à l'assureur ou aux assureurs de notre régime. Et pour arriver aux fins précisées, nous pouvons aussi communiquer vos renseignements personnels à des tiers qui traitent les réclamations.
Nous communiquons des renseignements de base sur les polices, y compris votre nom ainsi que le numéro, la limite et la date d'expiration de votre police, à votre institution provinciale afin de lui confirmer l'existence et le statut de votre assurance responsabilité civile professionnelle. Pour les praticiens au Québec, nous fournissons également à l'Ordre des comptables professionnels agréés du Québec une copie de votre police. Nous communiquons ces renseignements dans le cadre du service qui nous vous offrons pour vous aider à répondre aux exigences réglementaires de votre province. Vous pouvez retirer votre consentement à cette communication en nous en avisant par écrit au moment de votre demande d'assurance [voir le paragraphe Retrait du consentement ci-après].
Conformément à votre police, nous devons aviser votre institution provinciale en cas d'annulation ou de non-renouvellement de votre police, quelle qu'en soit la raison.
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels à des tiers.
De façon générale, nous recueillons vos renseignements personnels directement de vous ou de votre représentant autorisé. Nous pouvons obtenir de vous ou de votre représentant autorisé, la personne qui présente une demande d'assurance ou d'un tiers les renseignements personnels concernant vos antécédents en matière d'assurance ou vos réclamations passées, ou ceux qui sont exigés à des fins de réclamation. Le RCARP des CPA peut recueillir de tels renseignements soit directement soit par l'intermédiaire des intervenants du régime, notamment les experts en sinistre, les enquêteurs privés ou les avocats qui représentent le RCARP des CPA ou l'assuré.
De plus, nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels sur des tiers relativement à des réclamations faites contre vous. Dans ces cas, nous pouvons obtenir votre consentement directement ou par l'entremise de l'enquêteur, de l'expert en sinistre ou de l'avocat qui est chargé de la réclamation. Le consentement peut aussi être implicite, le cas échéant. Il n'est pas nécessaire d'obtenir le consentement pour la collecte de certains renseignements rendus publics, la collecte de renseignements relatifs à une enquête concernant la violation d'une police d'assurance (ou de toute autre entente) ou la violation d'une loi canadienne, ou pour toute autre fin autorisée par la loi.
Consentement
Vous pouvez donner votre consentement par écrit, de vive voix, par voie électronique ou par l'intermédiaire d'un représentant autorisé, y compris le directeur ou le représentant juridique de votre cabinet. Votre consentement peut aussi être implicite, le cas échéant.
Dans la plupart des cas, le consentement à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels est obtenu de la personne qui présente une demande d'assurance, de renouvellement ou de révision d'assurance. Si une demande ou une police vise plus d'une personne, nous demandons à la personne qui fait la demande ou qui signe le formulaire de demande de confirmer qu'elle a obtenu le consentement de tous les assurés éventuels. Le RCARP des CPA se fiera à cette confirmation.
Retrait du consentement
La nature et l'étendue des renseignements que vous fournissez, ou votre décision de retirer votre consentement à la collecte, à l'utilisation et à la communication de renseignements personnels, peuvent limiter les services que nous pouvons vous offrir. En raison de la nature du régime et de l'assurance que vous demandez, vous ne pouvez pas retirer votre consentement une fois que votre police a été établie, sauf dans les cas prévus ci-dessous ou ailleurs dans la présente politique.
Si vous cessez de souscrire à une assurance avec le RCARP des CPA, vous pouvez retirer votre consentement aux fins précisées aux points vi., vii., viii., sous réserve des limites juridiques et contractuelles et à condition d'avoir donné un préavis suffisant.
Veuillez communiquer avec nous si vous désirez discuter du retrait de votre consentement et de l'incidence de celui-ci :
Bureau de la protection des renseignements personnels
Régime collectif d’assurance responsabilité professionnelle des CPA inc.
277, rue Wellington ouest
Toronto (Ontario) M5V 3H2
Tél. : 416-204-3389
Courriel : privacy.office@cpaplan.ca
Protection de vos renseignements personnels
Le RCARP des CPA tient des systèmes de sécurité matérielle, organisationnelle et technologique adéquats qui visent à protéger vos renseignements personnels. Seuls les employés et les fournisseurs de services autorisés qui en ont besoin pour effectuer leur travail ont accès aux renseignements personnels. Le RCARP des CPA a sensibilisé leurs employés à l'importance du respect de la confidentialité des renseignements personnels et ceux-ci reçoivent de la formation sur les pratiques adéquates de traitement des renseignements personnels.
Le RCARP des CPA aura recours à des contrats ou à d'autres moyens, le cas échéant, pour veiller à ce que le transfert de vos renseignements personnels à des tiers à des fins de traitement soit protéger par des mesures de sécurité appropriées.
Conservation des dossiers
Le RCARP des CPA conservera les renseignements personnels aussi longtemps qu'ils seront nécessaires pour arriver aux fins précisées. Dès qu'ils ne seront plus nécessaires, les renseignements seront éliminés conformément à des lignes directrices et procédures approuvées afin d'empêcher que des parties non autorisées accèdent aux renseignements pendant et après le processus.
Accès à vos renseignements personnels
Au moyen d'une demande écrite, vous pouvez demander si le RCARP des CPA détient des renseignements personnels vous concernant et, le cas échéant, on vous donnera un accès raisonnable à ces renseignements. Le droit d'accès à vos renseignements personnels est limité par des restrictions législatives et contractuelles (et toute autre condition raisonnable pouvant être requise) et peut être limité par des exceptions prévues par la loi.
Avant de traiter une demande d'accès, nous pouvons exiger que vous fournissiez certains renseignements permettant de vous identifier de façon satisfaisante et d'acquiescer à votre demande.
Vous avez aussi le droit de demander la correction de renseignements erronés ou incomplets qui sont versés à votre dossier. Si vous êtes convaincu que les renseignements qui sont versés à votre dossier sont erronés ou incomplets, nous apporterons les modifications nécessaires. Vous devez présenter toute demande d'accès ou de correction de vos renseignements personnels à l'adresse suivante :
Bureau de la protection des renseignements personnels
Régime collectif d’assurance responsabilité professionnelle des CPA inc.
277, rue Wellington ouest
Toronto (Ontario) M5V 3H2
Si vous avez des questions ou des plaintes à formuler concernant la présente politique, veuillez communiquer avec nous à privacy.office@cpaplanca ou à l'adresse fournie ci-dessus.
Modifications
La présente politique s'applique aux renseignements personnels recueillis par le RCARP des CPA aux fins de l'administration du régime et peut être modifiée en tout temps à la discrétion de RCARP des CPA.
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1 Dans la présente police, les termes « vous », « votre » ou « vos » désignent une personne qui a fait une demande d'assurance ou une personne qui est ou a déjà été assurée et comprend toute autre personne pour laquelle le client a agi à titre de mandataire, de tuteur ou de représentant.
2 Le terme « nous » désigne le Régime collectif d’assurance responsabilité professionnelle des CPA Inc. (« RCARP des CPA »).
Dernière révision : juillet 2004
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